Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: HDZ Ingeniería y Soluciones SAS
• NIT: 900893840-6
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección: Carrera 11A # 191A-52, Torre 1, Oficina 901, Bogotá D.C.
• Correo para asuntos de datos personales: info@hdz.com.co
• Teléfono: +57 311 272 8538
• Sitio web: hdz.com.co

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil o la profesión.
• Dato semiprivado y privado: el que interesa solo a su titular o a un grupo de personas, como los datos financieros o los de contacto personal.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, los biométricos, el origen racial o la orientación política.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, HDZ.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta de HDZ.

4. Principios

HDZ aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo trata los datos necesarios para finalidades legítimas informadas al titular, con su autorización, y los protege frente a accesos no autorizados.

5. Bases de datos y finalidades del tratamiento

5.1 Clientes, prospectos y contactos comerciales

• Atender solicitudes de información y elaborar cotizaciones y propuestas.
• Celebrar, ejecutar y documentar contratos: visitas técnicas, ejecución de obra, entregas, garantías y mantenimiento.
• Facturar, gestionar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Atender peticiones, quejas y reclamos, y medir la satisfacción con el servicio.
• Enviar información comercial sobre servicios y novedades, solo cuando el titular lo haya autorizado de forma separada.

5.2 Proveedores y contratistas

• Seleccionar, evaluar y contratar proveedores y contratistas.
• Gestionar órdenes de compra, pagos, retenciones y obligaciones tributarias.
• Verificar el cumplimiento de requisitos de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad social en obra.

5.3 Trabajadores, aspirantes y extrabajadores

• Adelantar procesos de selección y verificar referencias.
• Gestionar la relación laboral: contratación, nómina, afiliaciones a seguridad social, capacitación, evaluación y bienestar.
• Cumplir las obligaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluidos certificados de aptitud y de trabajo en alturas.
• Expedir certificaciones laborales y conservar la información durante los plazos que exige la ley.

5.4 Registro fotográfico y audiovisual de obra

HDZ toma fotografías y videos de sus frentes de trabajo como evidencia técnica de ejecución, informes y entregas a clientes. Cuando una imagen permita identificar a una persona y vaya a usarse en publicidad, el sitio web o redes sociales, HDZ pedirá su autorización previa y evitará mostrar información que identifique a sus clientes sin su consentimiento.

5.5 Visitantes del sitio web y canales digitales

Los datos enviados por el formulario de cotización, el formulario de derechos del titular, el correo electrónico o WhatsApp se usan para responder la solicitud y hacer seguimiento a la relación comercial.

5.6 Videovigilancia

Si HDZ opera cámaras de seguridad en sus instalaciones, las imágenes se usan solo para la seguridad de personas, bienes e instalaciones. Las zonas videovigiladas se señalizarán con el aviso correspondiente y las grabaciones se conservarán por el tiempo estrictamente necesario.

6. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. HDZ solo los trata con autorización explícita, informando cuáles son sensibles y su finalidad, o en los casos que permite el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012; por ejemplo, los datos de salud ocupacional que exige el SG-SST.

Los datos de niños, niñas y adolescentes, como los de beneficiarios de trabajadores para afiliaciones, solo se tratan cuando responden a su interés superior, respetan sus derechos fundamentales y cuentan con autorización de su representante legal.

7. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante HDZ.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.

8. Autorización

HDZ obtiene la autorización de manera previa, expresa e informada, por escrito, en formatos físicos o digitales, mediante casillas de aceptación en el sitio web, de forma verbal con registro, o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular la otorgó. HDZ conserva prueba de cada autorización.

No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; de datos de naturaleza pública; de casos de urgencia médica o sanitaria; de tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos; o de datos relacionados con el Registro Civil de las personas (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

9. Deberes de HDZ como responsable

HDZ cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: garantizar al titular el ejercicio de sus derechos, solicitar y conservar copia de la autorización, informar la finalidad del tratamiento, conservar la información con medidas de seguridad, mantenerla actualizada y veraz, tramitar consultas y reclamos en los términos legales, exigir a los encargados el respeto de la seguridad y privacidad de los datos, e informar a la SIC los incidentes de seguridad cuando la normativa así lo exija.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Área responsable: HDZ Ingeniería y Soluciones SAS, como responsable del tratamiento, a través del correo info@hdz.com.co o del formulario de derechos del titular.

10.1 Consultas

Para conocer los datos que HDZ tiene del titular. Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2 Reclamos

Para solicitar la corrección, actualización o supresión de datos, revocar la autorización o advertir un presunto incumplimiento. El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección o correo para la respuesta y los documentos que se quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, HDZ requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que lo subsane. Si pasan dos (2) meses sin que presente la información, se entenderá que desistió.
• Si HDZ no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

10.3 Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante HDZ (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

10.4 Supresión y revocatoria

La supresión de datos o la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras esté vigente un contrato o durante los plazos de conservación contable y laboral.

11. Seguridad de la información

HDZ adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: control de acceso por roles, contraseñas, copias de seguridad, cláusulas de confidencialidad con trabajadores y contratistas, y gestión de incidentes. El personal que trata datos personales recibe instrucciones sobre esta política.

12. Transferencias y transmisiones de datos

HDZ no vende ni cede bases de datos. Puede transmitir datos a encargados que le prestan servicios, como proveedores de correo electrónico, alojamiento web, envío de formularios, mensajería, contabilidad o nómina, algunos de los cuales pueden almacenar información fuera de Colombia. Estas transmisiones se hacen mediante contrato de transmisión o con autorización del titular, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y de las normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, exigiendo al encargado medidas de seguridad y confidencialidad.

13. Sitio web, cookies y servicios de terceros

El sitio hdz.com.co no usa cookies propias de seguimiento ni herramientas de publicidad. Para su funcionamiento utiliza servicios de terceros: los servicios de envío de formularios FormSubmit y Web3Forms y enlaces a WhatsApp. Las tipografías se alojan en el mismo sitio, sin conexión a servicios externos. Estos servicios pueden recibir datos técnicos como la dirección IP del visitante, conforme a sus propias políticas de privacidad. Si en el futuro se incorporan herramientas de analítica, esta política se actualizará.

14. Vigencia y cambios

Esta política rige a partir del 12 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y laborales. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de su aplicación, por este sitio web o por correo electrónico. Versión 1.0 del 12 de octubre de 2026.

HDZ inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC cuando se encuentre obligada a ello conforme a la normativa vigente.